Buenas estimado usuario de nuestra Oficina Virtual FxZ. Si estas leyendo esto, felicidades significa que eres un usuario de nuestra suite de herramientas para trabajar de manera digital. En esta serie de guias, te explicaremos paso a paso, como usar cada herramienta de la Oficina Virtual y algunos tructos, para facilitarte el trabajo y volverlo mas eficiente.
Bueno antes de empezar formalmente con la guia y los primeros pasos que debes realizar para comenzar a utilizar nuestro sistema de oficina virtual (Que sera lo que veremos en este apartado de la guia). Previamente vamos a explicar que es la oficina como tal, para que puedas comprender algunos aspectos de su funcionamiento.
La oficina esta basada en un Software OpenSource llamado NextCloud, el cual originalmente nacio como una herramienta para crear una nube digital (Servicio Digital, para que almacenes tus archivos como un USB pero en internet), ya sea para organismos privados o ofrecer el servicio de forma comercial a cualquier tipo de usuario como Google Drive.
Pero conforme se fue desarrollando esta herramienta, no solo ofrecia funciones de una nube, si no multiples herramientas para trabajar de forma mas eficiente y colaborativa en linea. Dejando de ser un simple sistema de nube y paso a convertirse en una Suit o Hub de Herramientas.
Este tipo de software, es una serie de herramientas dedicadas al trabajo colaborativo digital, que normalmente contratan organizaciones, gobierno o empresas para trabajar desde casa o en el trabajo, pero de forma mas eficiente. Las mas famosas son Google Suit o Microsoft Teams.
Aunque lo bueno de ser Open Source y al estar en nuestro poder, es que podemos editarla completamente a nuestro antojo, permitiendonos añadir herramientas que necesitamos para trabajar, acorde a las necesidades que tenemos. Por ello hay ciertas modificaciones Especiales.
Cabe aclarar que nuestro sistema de la oficina virtual esta sujeto a multiples cambios constantemente, por lo mismo siempre procuraremos mantener esta guia cambiando, conforme aumenten o cambien sus funciones. Bajo esta primicia seria conveniente revisarla de vez en cuando, para que actualicen sus conocimientos sobre el funcionamiento de la misma.
Bueno dicho esto y acabando de leer el breve preambulo, vamos a comenzar con la primera etapa de esta guia, que son una serie de pasos que debemos realizar primero que todo, para poder usar nuestro sistema de forma optima y segura. Acabando estos pasos, en proximos apartados nos dedicaremos a explicar mas a detalle el funcionamiento de cada herramienta.
Nuestro primer paso para poder comenzar a utilizar la oficina virtual al acceder en ella. Es solicitar nuestras claves de acceso. Ya que al ser una plataforma privada, cabe aclarar que no podemos registrarnos por nuestra propia cuenta y ya esta, si no que alguien debe registrarnos y darnos las claves de acceso predeterminadas iniciales.
Para elaborarlas puede que nos soliciten que enviemos nuestros datos a un correo, a un formulario, que nos den las claves de acceso directamente u otro metodo que consideren optimo, para solicitar nuestros datos y generarlas (Esto se los indicara aquella persona que los este reclutando o lleve a cabo el proceso de su integracion a la oficina).
Sea cual sea la forma, siempre cuando terminen de obtener nuestros datos y generar nuestra cuenta, nos entregaran como minimo nuestro correo oficial, usuario para acceder y una contraseña predeterminada (Que sera usada solo para esta vez y despues debemos cambiarla, por mayor seguridad).
Obviamente nuestro segundo paso para poder comenzar a utilizar la oficina ya que nos han creado nuestra cuenta, es acceder a la plataforma en cuestion. Para esto, pueden dar clic al siguiente boton siguiente, aunque tambien en la plataforma principal del proyecto, siempre debe haber un boton que les permita acceder a esta herramienta, si tienen permiso como miembros del mismo.
Ingresar a la Oficina
Posteriormente despues de ingresar, es necesario loguearnos, con las claves de acceso que nos entregaron, llenando los campos que encontramos nada mas ingresar, mediante los siguientes pasos:
En caso de presentar algun problema que les impida ingresar, por ejemplo que alguno de los datos dados, son incorrectos. Por favor manden un mensaje por el medio de contacto que se les entrego dichas claves de acceso, a la persona que se las dio. Para que les genere unas nuevas.
La siguiente cosa que debemos hacer, despues de ingresar por primera vez a la plataforma de la oficina virtual. Es cambiar nuestra contraseña que nos dieron de forma predeterminada, para colocar una que nosotros queramos y nos acordemos. Permitiendo ser las unicas personas que tienen acceso a la misma.
Para hacer esto, nada mas entrar, debemos dar clic al circulo superior derecho. Que es donde iria nuestra foto de perfil, en nuestro caso ya que somos nuevos, vamos a ver que es un circulo de color con una letra dependiendo del nombre de usuario que tengamos. Despues nos desplegara un mini menu y nosotros elegiremos la opcion de configuracion o settings.
De lado izquierdo encontraremos el menu de apartados de ajustes, en nuestro caso nos iremos a la opcion de seguridad o Security de momento, para poder cambiar nuestra contraseña.
Posteriormente la primera opcion que nos sale es para cambiar nuestra contraseña directamente. En el primer paso colocaremos la contraseña que nos dieron y en el segundo la nueva, para despues darle clic al boton de cambiar contraseña.
En dado caso de que perdamos nuestra contraseña debemos contactar al correo de [email protected]
En caso de presentar cualquier problema sus cuentas de la oficina y correos oficiales, debemos de contacar al correo de [email protected]
En caso de tener dudas sobre el funcionamiento de la oficina o presentar algun problema tecnico con la oficina, debemos mandar un correo a [email protected]
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