Buenas estimados usuarios de la oficina virtual. A continuacion en esta parte de la guia, les explicaremos a detalle cual es la configuracion que se debe realizar en la oficina virtual, para adaptar el sistema a sus necesidades como usuario.
La configuracion de la oficina es algo relativamente facil e inclusive podemos considerarlo presendible ya que inicialmente no es necesario cambiarlo, pero si sera optimo hacerlo ya que puedes personalizar tu experiencia al maximo.
Para hacer esto, nada mas entrar, debemos dar clic al circulo superior derecho. Que es donde iria nuestra foto de perfil. Si no tenemos, vamos a ver que es un circulo de color con una letra dependiendo del nombre de usuario que tengamos. Despues nos desplegara un mini menu y nosotros elegiremos la opcion de configuracion o settings.
Despues de esto ya se encontraran en el apartado de configuracion y sera donde empezaremos con la misma configuracion como tal.
Ahora comenzaremos con la guia de configuracion propiamiente dicho, decidimos dividir esta guia por los diferentes apartados de configuracion que se encuentran dentro de la oficina, estos apartados se pueden elegir de lado izquierdo y cada uno se encarga de un tipo de configuracion.
En este apartado tienes la capacidad de colocar algo de informacion basica sobre ti que los demas usuarios pueden ver en tu perfil de la oficina. Al igual que tambien quienes pueden ver esta informacion. Por otro lado este apartado es el principal que veremos simplemente al llegar.
En este apartado vamos a manejar los aspectos de seguridad de nuestra cuenta. Los cuales nos permiten acceder a la misma y ademas evitar que esta cuenta sea vulnerada o caiga en manos equivocadas.
El primer bloque nos permite cambiar nuestra contraseña actual, siempre es recomendable cambiarla de vez en cuando para evitar que alguien se adueñe de la misma, usar una contraseña distinta a otras plataformas y principalmente cambiarla en cuanto pensemos que alguien mas la tiene.
El siguiente nos permite elegir aquellos sistemas de doble autenticacion. Ademas de la contraseña, como pasos extra que debemos hacer para ingresar. Con el objetivo de evitar las posibilidades de que una persona con descubrir nuestra contraseña pueda acceder y vulnerarla. Al momento de redactar esta guia tenemos activo el sistema de 2FA (Una aplicacion nos generara unos codigos nuevos cada pocos segundos que debemos poner cuando ingresemos) y U2F (Un usb a modo de llave que no nos deja meternos al sistema si no la tenemos conectada).
Por ultimo nos deja ver en que dispositivos esta abierta nuestra cuenta y por lo tanto si detectamos un dispostivo el cual no deberia estar logueado a nuestra cuenta lo sabremos, por lo tanto ademas podemos forzar que se cierre sesion ahi.
En este apartado podemos establecer que tipo de actividades que sucedan en la oficina, queremos que se nos notifique. Ademas podemos establecer por donde queremos recibir estas notificaciones, puede ser por medio de la campanita de notificaciones o por correo electronico.
Si tenemos algun servicio de almacenamiento externo por ejemplo nuestro propio servidor, onedrive, google drive, amazon, dropbox, etc. Tenemos la opcion de conectarlo a nuestra cuenta de oficina para poder almacenar archivos ahi o gestionarlos desde ahi.
Efectivamente si tenias la duda, nuestra oficina virtual tiene su version de aplicacion para pc y en movil (Windows, Mac OS X, Linux, Appstore y Google play para android). Al momento de descargar e iniciar la app, tienes que conectarla con tu cuenta en la oficina y en este apartado tienes la opcion de poder hacerlo sin problema.
Esta aplicacion esta pensada principalmente para que puedas manejar y subir o gestionar tus archivos de la oficina desde ahi, sin la necesidad de tener que meterte a tu navegador e ingresar a la pagina de la oficina en cuestion.
A veces hay ciertos aspectos visuales los cuales no nos gustan o directamente impiden que podamos disfrutar de la experiencia de la oficina. Por ejemplo si nosotros tenemos un caso de dislexia y por lo mismo se nos complica leer cierto tipo de letra, la oficina adapta esas letras para que podamos leerlas mas comodamente o por ejemplo si la version en blanco molesta nuestra vista, tenemos 2 tipos de modo oscuro para verlo de una forma mas agradable o mejorar el contraste de los colores, entre otras opciones.
En este apartado podemos ver con quien hemos compartido algunos de nuestros datos o archivos de modo que podamos gestionarlo de una forma mas compleja, para revocar estos contenidos compartidos, al igual que ciertas opciones extra que nos permiten compartirlo de formas que no tendriamos en mente.
Federation Sharing le permite montar archivos compartidos desde servidores remotos de Nextcloud, creando de hecho su propia nube de Nextclouds. Puede crear enlaces compartidos directos con usuarios en otros servidores de Nextcloud.
Dentro de la oficina podemos establecer ciertas tareas de forma programada o automatica, para facilitarnos x tareas dentro de la misma. Estas actividades se pueden configurar en estra seccion.
Como sabras hay una serie de datos que recopila el sistema de tu cuenta, estos datos puedes configurarlos para ver quienes les has dado acceso, para poder revocarselos si consideras optimos o ver en que region del mundo se encuentran almacenados. Recuerda que estos datos seran removidos si se borra tu cuenta ya que has dejado la organizacion (Pero esto no aplica para los archivos como tal).
Hay una serie de cuentas de plataformas externas (Discourse, Moodle, Twitter, Reddit, Github, etc), que puedes llegar a conectar con tu cuenta dentro de la oficina virtual y de esta manera, complementar las herramientas que tienes dentro de la oficina o en las herramientas externas y obtener nuevas funciones que hasta el momento no tenias acceso.
Como sabras de lado izquierdo al darle clic al boton de los 9 cuadrados, se desbloqueara el menu de herramientas, el orden predefinido en el que se ecuentran estas herramientas, las puedes modificar desde este apartado e inclusive ocultar herramientas que no requieres o no necesitas tener acceso. Para tener mejor organizadas tus herramientas.
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