Buenas estimados usuarios, en este apartado de la guia vamos a explicar aquellas herramientas que estan dedicadas a facilitar la organizacion de los usuarios de la misma o inclusive de grupos completos de usuarios.
Esta herramienta es parecida a otros calendarios digitales. Tienes la capacidad de poder crear eventos con un gran detalle en sus campos, crear fechas repetitivas, etiquetas que establecen el tipo de evento que es, recordatorios. Pero con la diferencia de que podemos ver los tiempos en los que se encuentran otros usuarios ocupados a los cuales los añadamos al evento.
La parte mas basica que vamos a aprender a utilizar con este apartado de la guia, es aquella nos permite gestionar la forma en la que vemos nuestro calendario o para movernos entre distintas fechas.
La primera opcion que vamos a ver es como queremos ver nuestro calendario, si que unicamente nos aparezca los eventos de 1 dia, si queremos que nos aparezca por semana, la version normal por mes o por lista de eventos como si fuera una agenda.
Los siguientes botones nos permiten cambiar entre distintas vistas, para ver otros dias a los cuales nosotros no tenemos acceso. Tambien nos muestra en la que estamos actualmente.
Si damos clic al siguiente boton, nos mandara a la vista de los eventos que tenemos asignados el dia de hoy. De modo que si nos perdemos en una fecha muy a futuro o al pasado, podamos volver con un solo clic a la actual.
Una de las cosas basicas que tendremos que aprender a utilizar primero de todas, es la capacidad de poder gestionar nuestros calendarios. Es decir poder crear o eliminarlos, poder ajustarlos, entre otras cosas. Sumamente necesario para organizarnos.
Se recomienda ampliamente como minimo tener 3 calendarios creados. Aquel que utilizaremos para crear eventos relacionados a su trabajo con la organizacion fxz o aquel organismo asociado para la misma y que les dio acceso a esta oficina, el suyo personal y su actividad de ocupacion principal (Trabajo, escuela, etc).
Ya que utilizaran los calendarios de personal y ocupacion principal, para colocar aquellos eventos que les impiden estar disponibles. Con el objetivo de que si la organizacion u organismo asociado a la misma, les invita a un evento (Como una reunion), el calendario en automatico notifique a aquel que los va a invitar a dicho evento que se encuentran ocupados (No se preocupen, no pueden ver de que trata el evento, unicamente que estaran ocupados). Esto proximamente lo veremos mas a detalle en la parte de crear eventos.
La primera opcion que veremos es como crear un nuevo calendario. Para empezar debemos dar clic a New Calendar.
Posteriormente tenemos la capacidad de elegir si queremos crear un calendario normal, un calendario vinculado a una agenda de tareas o suscribirnos a un calendario en linea (Como un calendario de google con un link).
Como dato importante si damos clic a Settings & import tenemos la capacidad de poder dar clic al boton de Import calendar para poder subir nuestro propio archivo de calendario. Ademas de colocar unas configuraciones basicas.
Entre las opciones que podemos configurar son:
Como dato extra, en la herramienta que veremos mas adelante dentro de esta guia llamada tablero. Cabe informar que ese sistema se sincroniza con este que vemos ahora llamado calendario. Ya que los tableros que nosotros veamos, apareceran en nuestro sistema de calendario al igual que las fechas de expiracion de nuestras tarjetas.
Si damos clic al boton de compartir a un calendario ya creado. Tenemos la capacidad de compartir este calendario con otro usuario de la oficina o un grupo entero de usuarios.
Ademas de crear un link para directamente compartir este calendario de forma masiva. Con todos los usuarios que accedan a este link, esten dentro de la oficina o no.
Tambien nos da la opcion de mandarlo por email, copiar el link de suscripcion para poder explotarlo a otros sistemas de calendario online, el codigo html para mostrar el link en una pagina web o borrar el link publico.
Si por el contrario damos al boton de 3 puntitos, nos dara la capacidad de poder gestionar nuestro calendario. Con las siguientes funciones.
Para crear nuestro evento en nuestro calendario, tenemos 2 tipos de edtiores. Dependiendo de si queremos crear un evento rapido o un evento un poco mas detallado y con mas funciones.
El primero que vamos a ver es el editor de evento simple, que nos permite crear un evento con unos pocos datos (Diseñado para crear eventos rapido que no requieren mucha informacion o mas a futuro vamos a detallar).
El primer campo con el cual podemos trabajar es con el campo del titulo, el cual como su nombre indica sera el titulo de nuestro evento.
Los siguientes campos nos dejaran definir la hora y fecha de inicio, al igual que la fecha y hora de termino. Si nuestro evento dura varios dias o durante todo un dia, tenemos la opcion de marcar la casilla all day o todo el dia, de modo que desapareceran las horas ya que lo tomara durante todos los dias marcados en las fechas.
Por ultimo solo tendriamos que dar al boton de save o guardar, para que nuestro evento sea creado.
El segundo que vamos a ver es el editor de eventos extenso o completo. A este podemos acceder si le damos clic al boton de More o mas. El cual nos dejara añadir todos los campos en cuestion de nuestro evento.
Ademas de la informacion que ya podiamos editar en la version simple, se nos desbloqueara una opcion con 4 pestañas, que nos permitiran añadir mas informacion a los campos del evento, para poder detallarlo.
La primera pestaña que vamos a ver es Detalles. El cual como su nombre indica, busca que con sus respectivos campos, puedan detallar mas la informacion sobre el evento. Por ejemplo el lugar donde sera, una descripcion, si se confirma nuestra asistencia, si compartimos nuestro calendario podran ver el evento o estara oculto solo para nosotros, establecernos como ocupados, colocar etiquetas para ponerle un tipo al evento y establecer un color para el mismo (Por defecto se pone el del calendario).
El apartado de asistentes, sera el siguiente que vamos a ver. Este apartado nos permitira como su nombre indica, añadir asistentes al evento. Tanto usuarios que pertenezcan a la oficina (Apareciendoles el evento en sus calendarios y notificando a su correo del evento), grupos de usuarios o inclusive podemos colocar un correo electronico (Si el usuario no tiene cuenta, le notificara por correo y si acepta el evento nos saldra que a aceptado como un asistente normal).
Ya que añadamos a uno o mas integrantes al evento en cuestion, nos saldra 3 puntos a lado de su nombre, el cual si le damos clic. Nos dara un menu de ajustes en el cual podemos editar algunas opciones.
Por ejemplo si queremos que le mande un correo para notificarle de la asistencia, que tipo de asistencia queremos para esta persona (La silla esta libre por si quiere participar, participacion obligatoria, particiapcion opcional, no es necesario su participacion). Ademas de poder eliminarlo como asistente al evento.
Por ultimo tenemos 2 botones extra, que nos permitiran realizar funciones interesantes. El primero nos permite crear una sala de chat (En la herramienta de chat instantaneo que tiene la oficina), para llevar a cabo la reunion ahi.
Tambien tenemos la opcion de mostrar la disponibilidad (Donde nos saldra la disponibilidad que tiene cada usuario, de modo que podamos saber si una persona esta ocupada a esa hora o no y en base a eso mover los eventos).
En este apartado nos da la capacidad de poder elegir una de las opciones para que la oficina te recuerde que el evento esta por comenzar o el evento ya a comenzado.
Por defecto cuando le damos a programar un recodatorio, nos da a elegir unas opciones predefinidas para para que nos recuerde despues de x tiempo (Aunque cabe aclarar que independientemente de cual sea la que nosotros escogamos, vamos a poder personalizarla mas adelante).
Ya elegida la opcion que nosotros querramos para que nos recuerde la oficina de que el evento esta por empezar, tenemos una serie de ajustes que podemos realizar al dar clical boton de los 3 puntitos. Las opciones que se nos despliegan en este menu son las siguientes:
En primera instancia, tenemos la capacidad de si queremos recibir la notificacion por medio del sistema de notificaciones con el que cuenta la oficina virtual. La segunda opcion nos deja recibir las notificaciones via correo electronico.
En segunda instancia, tenemos la capacidad de si queremos recibir la notificacion respecto al evento o al dia. Es decir si queremos por ejemplo que nos recuerde 10 minutos antes de que inicie el evento o 10 minutos antes de que inicie el dia en el cual sera el evento (Por si hay que hacer preparativos previos).
Por ultimo, nos deja editar el tiempo del recordatorio para colocar uno personalizado que nosotros consideremos optimos. Podemos establecer que sea cada x minutos / horas / dias / semanas.
Despues debemos de guardar el tiempo personalizado con la opcion de save time. Para que quede registrado y apartir de ese momento comience a funcionar, recordandonos en el tiempo programado que el evento va a iniciar.
En ultima instancia tenemos el boton por si queremos eliminar este recodatorio para que ya no exista mas.
Podemos establecer que este evento en cuestion se repita cada cierto tiempo, de modo que ya no tengamos que crearlo cada vez que se realiza el mismo. Podemos elegir que se repita cada x dia/s, semana/s (En dicas especificos de la semana), mes/es (En dias especificos del mes) o año/s (Meses especificos).
Tambien podemos establecer una fecha en la cual dejara de repetirse o despues de que se haya repetido x numero de veces.
Cabe informar de que si establecemos un evento repetitivo y este lo modificamos, podemos modificar todos los eventos de golpe o unicamente ese (Separandose de la linea de eventos repetidos y sera como un evento totalmente aparte).
Por otro lado si a un usuario se le invito al evento, no lo invitara cada vez que se cree un evento repetido. Aunque si les saldra repetido en el calendario de aquellos usuarios que sean asistentes del mismo.
La siguiente herramienta esta dedicada a permitir gestionar las tareas de un grupo en particular de miembros o de un rango especifico. Ademas de la gestion de trabajos en proyectos o procesos.
La creacion y gestion de los tableros (Que son los campos donde vamos a introducir las tareas que debe realizar un grupo de miembros o pertenecientes a un/os rango/s especifico/s), es muy sencillo y sera lo que veremos en esta seccion.
Bueno para empezar debemos dar clic a add board para añadir un nuevo tablero. Posteriormente a esto nos va a solicitar que ingresemos un color que identifique al tablero, un titulo y por ultimo deberemos dar clic al boton de flechita para que este a su vez sea generado.
Para gestionar el tablero ya creado, tenemos 2 campos a tener en cuenta. El primero con opciones generales y mas sencillo es al momento de dar clic a los 3 puntos. De modo que nos deja manejar los siguientes aspectos:
El apartado de detalles u opciones avanzadas, es lo que vamos a explicar a continuacion como funciona y como podemos utilizarlo para adaptar el tablero a nuestros gustos (Cabe aclarar que estos detalles afectan a todo el tablero a nivel general. Que se desbloquea con el primer boton de la configuracion del tablero llamado detalles del tablero. De acuerdo a como habiamos mencionado anteriormente.
Este apartado de configuracion, se encuentra dividido en 4 pestañas, las cuales seran explicadas y las funciones que permiten manejar y ajustar. Empezando por la de sharing (Una de las mas importantes).
Esta funcion nos permitira invitar a las personas miembros del tablero a las cuales les compiten las tareas de este tablero (Ojo, no podremos asignar ninguna tarea de este tablero a nadie a pesar de estar dentro de la oficina virtual, al menos que sean agregados como miembros del tablero en cuestion).
Se pueden añadir usuarios dentro de la oficina (Previamente registrados) o grupos enteros de usuarios.
El apartado de tags o etiquetas, nos sirve para categorizar las tarjetas que nosotros tenemos o inclusive para designar rangos que tienen que hacer esa tarea o establecer un cierto procedimiento especial para llevar a cabo x tarea.
El siguiente apartado de deleted items. Nos permite ver todo aquello que a sido eliminado dentro del tablero, tanto las listas como tarjetas. Es mas informacional que otra cosa y nos permite como unica funcion, el poder restaurarlas.
Por ultimo el apartado de Timeline. Tiene un objetivo mas informativo, que funcional. Ya que su unico trabajo es fungir como registro de auditoria, con el objetivo de saber quienes y cuando han realizado una modificacion dentro del tablero, para darle seguimiento a x cambios.
Los listados dentro de los tableros buscan dividir las tareas del mismo para poder organizarlas de una forma mas simple (A modo de la famosa aplicacion de gestion de flujo de trabajo llamada Trello).
Hay diferentes formas de categorizar y dividir nuestras tareas. Pero las mas usadas y recomendadas, son mediante el estatus de la tarea (Para hacer, en proceso, terminado, etc) o por secciones del proyecto (anuncios, articulos, reseñas, noticias, etc).
Para poder crearlas unicamente debemos posicionarnos en el boton de + de lado derecho del tablero llamado add list. Si le damos clic nos permitira colocar el nombre y solo debemos dar clic a la opcion de la flecha para que sea creado.
Para crear una tarjeta (Que serian las tareas en el sistema de tablero), debemos de colocarnos en el simbolo o boton de + en un listado donde queramos crear nuestra tarjeta. Al darle clic a dicho boton nos saldra la capacidad de colocar el titulo de nuestra tarea y cuando lo tengamos debemos dar clic a la flechita, creandose en el prcoceso.
Para abrir los ajustes de la tarjeta debemos de dar clic al simbolo o boton de los 3 puntos en la esquina inferior izquierda de una tarjeta. Donde nos muestra las siguientes opciones:
Ahora las tarjetas tambien tienen un sistema de configuracion avanzada o detalles, como el tablero. Ademas de poder abrirlo como se explico arriba, esta se abre por defecto cuando se crea la tarjeta por primera vez para configurarla o si le damos clic (Ya que estos detalles a veces son importantes).
En la primera pestaña, es decir la de detalles. Podemos definir informacion basica e importante. Por ejemplo la etiqueta que tiene la tarjeta en cuestion, a que persona esta asignada la tarjeta, fecha de vencimiento, asignarla a un proyecto en particular y una descripcion detallada de la misma.
En el siguiente apartado de adjuntos podemos como su nombre indica, el adjuntar archivos que sean necesarios para desarrollar la tarjeta e indicaciones que solicita.
En el siguiente apartado de comentarios. Tienes la capacidad como su nombre indica de añadir comentarios sobre la tarjeta. Por ejemplo estos se pueden utilizar para preguntar dudas sobre la misma, debatir o hacer aportes.
Por ultimo tenemos el apartado de linea de tiempo o TimeLine. La cual sirve con el objetivo de saber que a sucedido con la tarea, es decir que acciones se han realizado relacionado a la misma.
El sistema de agenda de tareas, es un sistema que permite a los usuarios de la oficina virtual. El poder organizar principalmente sus tareas personales que puedan poseer aunque es cierto que esta herramienta, permite el ser vista y utilizada por multiples usuarios de la oficina, aunque no detalla y facilita su uso para procesos o tareas de una agrupacion. Como si lo hace el tablero. Siendo mas parecido a aplicaciones de agenda de tareas tipo wunderlist.
Ademas para brindar un estatus al usuario de aquellas tareas que debe realizar, se conecta con el sistema de tablero y calendario. Con el objetivo de como mencionabamos anteriormente, dar una vision general al usuario en cuestion de su estatus de tareas que debe realizar.
La creacion y agenda de tareas, es un proceso realmente sencillo. El cual podemos realizar mediante 3 procedimientos claros. Al igual de sencilla es tambien su gestion.
El primero y mas comun procedimiento es el normal, el cual se genera desde las propias opciones que presenta la herramienta en cuestion de Tareas. Para esto, simplemente debemos de dar clic a Add List o añadir lista. Despues nos dejara establecer el nombre de nuestra lista de tareas y su color representativo.
Desde la herramienta de calendario, al momento de darle clic a crear un calendario. Nos saldra una opcion de dar clic a New Calendar with task list o Crear un nuevocalendario y lista de tareas. El cual nos desbloqueara la opcion para colocar un nombre a un calendario vinculado con una agenda de tareas (En sincronia con ambas herramientas).
Ahora la siguiente opcion por parte de los tableros, es que nosotros al momento de crear un tablero en su respectiva herramienta. Este tablero y sus tarjetas, saldran en nuestra Agenda de tareas, como si fuese un listado de tareas y las tarjetas como tareas (En su momento estas 2 herramientas ya que abarcan el mismo tema o funcion, fueron herramientas contrincantes pero la realidad es que hoy gracias a esto se sincronizan para lograr una excelente gestion de las tareas que debemos hacer).
Ahora por cada listado de tareas, nosotros podemos realizar ciertos ajustes o gestiones relacionadas a la misma. Este apartado de ajustes, podemos acceder a el sidamos clic en el boton de los 3 puntos que se encuentra al colocar el cursor en el listado. Las cuales son las siguientes:
Ahora si nosotros colocamos nuestro cursor encima del listado a lado del simbolo o boton de los 3 puntos (Para acceder a los ajustes del listado), encontraremos el simbolo de compartir. Si damos clic en el nos dara la opcion de pdoer compartir este listado con otros usuarios o grupos de la oficina virtual.
Ahora para que podamos acceder a un listado de tareas, tenemos que dar clic al listado en cuestion donde querramos crear nuestra tarea. Posteriormente nos saldran las tareas (Si es que tenemos creada alguna) y en la parte superior nos saldra un campo donde podemos colocar el titulo de una nueva tarea que deseemos agregar. Por ultimo despues de colocar el titulo debemos dar un simple enter y listo nuestra tarea sera generada.
Ya que hayamos creado nuestra tarea o cuando le demos clic a la misma. De lado derecho nos aparecera un menu con opciones de la tarea, para poder detallarla. Alguna de estas funciones son las siguientes:
En la tarea nos saldra un icono de una estrella para establecer como favorita la tarea. Nos da la opcion tambien de dar clic a un boton de 3 puntitos, que nos permite abrir los ajustes de la tarea. Con las siguientes opciones:
Las tareas completadas de por si no nos saldran en nuestra agenda de tareas. Pero si le damos a load completed tasks o cargar tareas completadas. Nos muestra todas aquellas tareas completadas, por si queremos marcar una que no hicimos o borrarla directamente.
Ademas abajo de esto cuando le damos a cargar, nos sale una opcion de delete completed tasks o borrar tareas completadas, para borrar todas las tareas completadas del listado.
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