Parte 6 – Herramientas de tipo Comunicacion y Contactos en NextCloud

En este apartado de la guia, vamos a hablar sobre aquellas herramientas utilizadas para la comunicacion con otros individuos, ya sea agentes externos o principalmente con otros miembros del sistema (Permitiendo mantener una organizacion sana, optima, eficiente y agradable).

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Sistema de Correo Institucional #

El sistema de Correo institucional, oficial o Corporativo de la Organizacion o que de ustedes y que nosotros administremos. Se encuentra integrado a la oficina virtual, pero realmente es un sistema complementario a la oficina virtual y tiene su propia guia.

Si deseas ver la guia anexa que explica el funcionamiento del sistema de correo, unicamente debes dar clic al siguiente boton, ahi te explicaremos todo lo que necesitas saber.


Sistema de Talk o Hablar #

El sistema de la oficina virtual, cuenta con su propia herramienta de mensajeria instantanea, para comunicarte con otros compañeros de una manera comoda, rapida, en la misma herramienta pero sobre todo segura, para aquellos temas importantes.

Salas de Chat #

En este apartado de la oficina virtual, tenemos la capacidad de crear salas de texto con un compañero de la misma. Para poder charlar con el. Para poder realizar esto simplemente debemos colocar en el buscador que tenemos en la parte superior izquierda su nombre. Posteriormente despues de seleccionarlo en automatico la oficina nos generara un chat con el, para poder mandarle un mensaje u otro tipo de capacidades.

Inclusive tambien podemos buscar circulos como si fueran usuarios y en automatico nos dejara entrar a una sala grupal (Pero exto explicaremos como se hace desde la propia herramienta de hablar o como funciona el hecho de crear los circulos en la siguiente herramienta, de este apartado de la guia).

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Una vez creada la conversacion, de lado derecho podremos darnos cuenta de que hay una pequeña interfaz o pestaña de lado derecho, que se encuentra dividida en 2 partes. La primera se encuentran los participantes este grupo en particular (Si es un grupo de persona a persona, unicamente mostrara 2).

La siguiente pestaña, es la de ajustes. En este apartado tenemos la opcion de configurar algunas cuestiones simples para poder llevar a cabo una conversacion optima.

Salas Grupales #

Si por el contrario, queremos crear un chat con varios miembros (Siendo esta una sala grupal). Tenemos varias opciones la primera es mediante la propia opcion que ofrece la herramienta de chat de forma nativa y la segunda es utilizando herramientas externas de la oficina, que se vinculan con esta herramienta para crear chats grupales referentes a una cuestion en otras herramientas (Por ejemplo si se hace un evento con varios integrantes, tenemos la opcion de crear un chat grupal con los miembros para hablar sobre el mismo o llevar a cabo la reunion ahi directamente).

Para usar la opcion nativa de la herramienta de hablar, para crear grupos de conversacion. Dentro de la herramienta de hablar, vamos a dar clic al boton con el simbolo +. Posteriormente a esto, nos saldra una interfaz con opciones que debemos contestar, para poder generar el grupo de conversacion. Los comandos que podemos llenar en esta interfaz, con los siguientes:

  • En el primer campo, tenemos la capacidad de colocar el nombre que tendra la sala.
  • Posteriormente, podemos marcar si queremos permitir el hecho de que un usuario ingrese mediante un link.
  • Despues de activar el sistema para permitir el ingreso de los usuarios por link, nos da la opcion de establecer si queremos que para ingresar, deban colocar una contraseña.
  • Por ultimo tenemos la capacidad de pasar al siguiente paso dando clic al boton de añadir participantes.
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En el siguiente paso de esta interfaz. Dedicado a añadir participantes a los grupos en cuestion, podemos encontrar las siguientes opciones.

  • En el primer campo podemos introducir una plabra o nombre, para buscar un usuario, grupo o circulo de usuario (Que este ultimo explicaremos en la siguiente herramienta de este apartado de la guia).
  • Posteriormente podemos elegir un usuario, circulo o grupo. para añadirlo al grupo que crearemos.
  • Despues tenemos un boton llamado Volver. Con el objetivo como su nombre indica de volver a la interfaz anterior.
  • Cuando hayamos terminado de añadir todas las personas que queremos a nuestro grupo, simplemente debemos de dar clic al boton de crear conversacion. En el cual se creara la misma.
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El sistema de chats grupales al igual que los individuales tambien tiene sus propias pestañas de configuracion. La primera que podemos apreciar, nos muestra todos los participantes que hay en la conversacion, tenemos la capacidad de buscar nuevos participantes o inclusive modificar los ajustes de la participacion de estos usuarios (Como convertirlo en moderador o eliminar su participacion).

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En la pestaña de ajustes, tenemos la capacidad de modificar algunos parametros generales de la conversacion, como por ejemplo permitir la capacidad de que la oficina escuche tu microfono o utilice tu camra (Para las conferencias o video conferencias). Tambien nos permite conectar nuestro chat con otras aplicaciones, para que podamos recibir los mensajes de este grupo en otro lado.

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Ajustes de las Salas de Chat #

Logrando esto, ya se nos desbloquearia un chat para poder comenzar a conversar. Ahora si nosotros damos clic al icono de los 3 puntos que se encuentran a lado del nombre de la persona con la que iniciamos la conversacion. Nos saldran las siguientes, opciones de configuracion:

  • La primera opcion nos deja añadir este chat en favoritos para que jamas lo perdamos de vista.
  • Con la segunda opcion podemos obtener el link del chat para invitar a otras personas.
  • Con la tercera opcion podemos elegir cuando queremos recibir notificaciones (Con todos los mensajes / Solo menciones a nosotros / No recibir notificaciones).
  • Por ultimo tenemos la capacidad de salirnos de esta conversacion y a su vez que se borre (Si es una individual como tal no se borra, si no que ya no la veriamos, pero si la buscamos e ingresamos. Basta para que podamos volver a ver el chat).
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Chats de texto #

Como herramienta de comunicacion principal, tenemos la capacidad de mandar mensajes de texto instantaneos (Como Discord, whastapp, etc), pero privado para nosotros.

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Lo primero que vamos a ver es la barra inferior, donde podemos adjuntar contenido para la conversacion con la otra persona. El primer boton que veremos es aquel que tiene el simbolo de un clip, que si le damos clic nos dejara ver todos los ajuntos que podemos subir (Subir archivos nuevos o buscar ya existentes en la oficina).

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El segundo boton nos deja colocar emojis, de un gran apartado que tenemos. Para añadirlo a los mensajes de texto, como complemento de la conversacion.

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Por ultimo tenemos la capacidad de poder mencionar a una persona dentro de la conversacion para poder informar que ese mensaje esta dirigido a ella.

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Conferencias (Llamada, Video y Compartir pantalla) #

En el chat de texto, en la parte superior derecha tenemos un boton ovalado, que dice Unirse a videoconferencia. Si nosotros le damos clic, iniciaremos una videoconferencia (Obviamente podemos desactivar la camara para convertirlo en una llamada normal), tambien tenemos la capacidad de compartir pantalla.

Una vez dentro de la conferencia, tenemos la capacidad de dejar la llamada con un boton rojo que aparece en lugar del de unirse a videoconferencia. A lado del boton de dejar llamada con el simbolo de 4 cuadritos. Tenemos la capacidad de minimizar la pantalla.

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Sistema de Circulos o Grupos Privados #

Dentro de la oficina virtual, existen grupos con los cuales catalogamos a los usuarios, dependiendo del nivel del rango o organismo al que pertenece o inclusive el mismo rango. Los cuales son muy utiles para añadir de golpe a varios usuarios. Pero estos grupos unicamente pueden ser creados y modificados por un administrador.

Esto es malo ya que a veces por proyectos o actividades en conjunto o simplemente relaciones, es necesario que los usuarios creen sus propios grupos. Lo cual pueden hacer mediante este sistema (Anteriormente, los usabamos mucho para crear conversaciones grupales, pero ahora de forma nativa esa herramienta, nos permite crear conversaciones grupales sin la necesidad de una herramienta externa).

Tipos de Circulos #

Ahora veremos la primera parte de la herramienta de circulos. Dependiendo de la visibilidad que tenga nuestro circulo en cuestion, tenemos la opcion de ver unicamente los circulos de un tipo en especial por si queremos buscar uno rapidamente.

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Gestion de Circulos #

En el campo de en medio o segundo, tenelos la capacidad de buscar un circulo mediante filtros y palabras clave. Con el objetivo de que el hayar uno (En caso de pertenecer a varios), sea un proceso mas sencillo.

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Creacion de Circulos #

En la parte superior izquierda, nos saldra un campo para introducir una frase. Si nosotros colocamos el nombre del circulo que queremos crear, en ese campo. Se nos desbloqueara opciones para establecer el tipo de circulo (Publico, Cerrado, Secreto, Personales, Todos) y el boton para poder crearlo.

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Ya creado, en automatico nos mostrara de lado derecho, el panel de control de nuestro circulo que mas adelante explicaremos cual es su funcionamiento y como podemos aprovecharlo.

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Administracion Circulo #

Despues de crear o dar clic a un circulo, de lado derecho encontraremos la interfaz para poder administrar el mismo, como mencionamos anteriormente. Este apartado lo explicaremos ahora, para que puedan gestionar su ciurculo a su gusto.

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En la esquina superior derecha de esta interfaz, encontraremos 4 herramientas, con las cuales podremos hacer bastantes modificaciones a nuestro grupo o poder gestionarlo de la mejor manera.

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Agregar miembro #

La primera opcion que esta representada por el simbolo de un usuario con un + esta nos permitira añadir nuevos usuarios, como miembros del mismo.

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Unir Circulo #

Esta segunda opcion que esta representada por el simbolo, de varios usuarios y un +. Nos permitira enlazar un grupo ya existente con este, uniendo todos sus miembros en este.

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Eliminar Circulo #

Con la tercera y penultima opcion, representada por el simbolo de un bote de basura. Nos permitira borrar el circulo.

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Ajustes Generales #

Por ultimo, la cuarta herramienta simbolizada con un engranaje. Nos permitira entrar a los ajustes generales del circulo. Donde podemos modificar varias de sus opciones. De entre ellas las siguientes:

  • Nombre del circulo (Aqui podemos cambiar, el que pusimos en un principio).
  • La descripcion del circulo.
  • El limite de cuantas personas pueden ingresar a nuestro circulo.
  • Si la contraseña es obligatoria para poder ingresar (Es decir si a los nuevos usuarios que se unan al circulo, les va a pedir una contraseña para accceder).
  • Cambiar la contraseña establecida del circulo.
  • Por ultimo tenemos el clasico boton para guardar la configuracion.
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Gestion de Usuarios #

Para la gestion de usuarios y sus permisos, tenemos la opcion de cambiar algunis parametros de los mismos, para que puedan realizar ciertas acciones sobre el circulo. En este caso, unicamente debemos posicionar el cursor en la fila del usuario y posteriormente dar clic en la celda del apartado que querramos modificar (Nivel o Estado), desbloqueandonos un apartado para poder modificar x cosas.

En el primer campo que veremos, tenemos la capacidad de modificar los permisos que tiene el usuario en cuestion (Para convertirlo en Participante / Moderador / Administrador / Propietario del circulo).

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En el siguiente apartado de Estado, tenemos la capacidad de mantener al usuario como participante del circulo o cambiar a Echar a este participante (Expulsandolo del grupo en cuestion).

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Sistema de Contactos #

La ultima herramienta de este tipo que veremos en la guia es el sistema de contactos. Esta herramienta nos permitira el poder crear contactos (Ademas de compartir esta lista), para como su nombre indica, poder contactar a los miembros de la misma cuando nosotros lo necesitemos.

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Interfaz de la herramienta de contactos #

La interfaz de esta herramienta, como la mayoria (Para tener los ajustes mas organizado), se encuentra dividia en diferentes apartados. Esta en particular tiene 3 apartados y son los siguientes:

  • Selector de Grupos de Contacto: Nos permte elegir entre diferentres grupos de contacto, ademas de contener los botones de settings y new contact.
  • Selector de Contactos: Este nos permite elegir aquel contacto que querramos obtener un dato en particular o modificarlo).
  • Datos y Ajustes del Contacto: El apartado mas grande de toda la interfaz de la herramienta y dodne podremos ver los datos del mismo, que vayamos introduciendo. Por otro lado tambien aqui podremos ajustarlo.
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De lado derecho si se daran cuenta, podemos ver 2 botones adicionales a nuestro sistema de contactos. El primer simbolo de una exclamacion aparece unicamente si el contacto no a sido guardado (Esto puede ser porque creamos apenas 1 contacto y no hemos modificado nada o a lo mejor tenemos fallos de conectitividad).

El siguiente simbolo de 3 puntitos, como en la mayoria de herramientas nos deja modificar algunas cosas extra del contacto. Como descargar el contacto, generar un codigo QR del contacto para escanearlo o borrarlo.

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Gestionar lista de contactos #

En la parte inferior izquierda tenemos una opcion llamada Ajustes o Settings el cual tiene el simbolo de un engranaje, antes de dichas palabras. Debemos de dar clic en el mismo y se nos desplegara un menu pequeño hacia arriba.

En el cual tenemos la capacidad de poder crear una lista de contactos introduciendo el nombre que queremos para la misma. Importar un documento de contacto que nosotros querramos. O compartir esta lista de contactos con otro usuario, circulo o grupo de usuarios en la oficina virtual (Para que tengan acceso a la lista).

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Grupos de Contactos #

Con el objetivo de segmentar nuestros contactos dentro de la lsita (Para dividirlo por tipos, por ejemplo). Tenemos la capacidad de crear un grupo dandole a New Group o Nuevo Grupo. Donde se nos desbloqueara una pequeña interfaz y debemos introducir el nombre que tendra, para darle clic a la flechita.

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Por ultimo tenemos la capacidad si damos clic en el simbolo de las 3 bolitas que se encuentra despues del nombre del grupo que hemos creado. Nos desbloqueara una mini interfaz. Donde tenemos la capacidad de añadir un contacto que tengamos a este grupo (Esto lo podemos incluso hacer en al interfaz de cada contacto) o descargar los contactos que pertenecen al mismo.

Crear Contacto #

Ahora para que podamos crear un contacto, es tan simple como que en la esquina superior derecha hay un boton llamado New Contact o Nuevo cotnacto, le vamos a dar clic ahi y en automatico nos creara un nuevo contacto, donde solo queda introducir los datos que tengamos del mismo (Cada dato que nosotros querramos, podemos llenarlo o eliminarlo dando clic al boton con simbolo de basurero).

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Campos llenables #

Si queremos un nuevo campo (Incluso hasta podemos repetir uno del mismo tipo, para añadir mas informacion como mas de 1 correo o telefono por ejemplo). Simplemente nos posicionamos en el apartado que dice Add new property donde podremos añadir el campo que nosotros querramos.

Los diferentes tipos de datos y campos, que vamos a poder llenar al momento de crear un contacto son los siguientes:

  • Direccion / Adress: Nos permite colocar una direccion de casa, trabajo u otro.
  • Anniversary / Aniversario: Nos colocar una fecha la cual conmemora algo y nos aparecera en nuestro calendario.
  • Dia de muerte / Date of Death: Podemos poner la fecha en que murio una persona o algo, relacionado al contacto.
  • Cumpleaños / Brithday: Fecha de nacimiento de alguien y en base a esa fecha, cada vez que la persona cumpla años nos saldra en nuestro calendario.
  • Detailed name / Nombre detallado: Nos permite colocar el nombre completo de una persona en el contacto.
  • Correo Electronico / Email: Te permite colocar un correo electronico, con el cual podemos contactar al usuario (Home, Trabajo y otro). Ademas este aspecto es importante, ya que podemos invitar a usuarios a x cosas en otras herramientas, en su mayoria nos salen estos contactos y podemos invitar a este usuario por medio de este correo.
  • Federeted Cloud ID: Podemos colocar nuestra id si tenemos un servicio de federeted cloud.
  • Gender / Genero: Genero de la persona que estamos describiendo en el contacto.
  • Cuenta en Mensajeria Instantanea: Nos permite colocar el nombre de usuario que tengan en algunos servicios de mensajeria instantanea, para comunicarnos con ellos cuando sea necesario.
  • Location: Nos permite colocar una posicion de geolocalizacion de un usuario en particular.
  • Nickname: Podemos especificar el nombre de usuario que tiene la persona en cuestion.
  • Notes: Podemos añadir notas y detallar cierta informacion, sobre este contacto en particular.
  • Phone: Podemos colocar un numero telefonico de contacto.
  • Phonetic first name: Nombre de pila del usuario en cuestion al que le generemos su contacto.
  • Phonetic last name: Apellidos de la persona en cuestion a la cual le generemos su contacto.
  • Related Contact / Contacto Relacionado: Como su nombre indica, nos permite el relacionar un contacto previo o ya existente con este.
  • Relationship to you / Relacionado a ti: Nos permite establecer una relacion social un contacto ya existente con nosotros (Por ejemplo: amigo, pareja, compañero, etc).
  • Social Network / Redes Sociales: Nos permite vincular una red social del usuario que tenga, con su contacto generado.
  • Lenguajes hablados / Spoken languages: Como su nombre indica son lenguajes hablados por la persona en cuestion.
  • Timezone: Nos permite colocar una zona horaria que tenga la persona, facilitando el programar reuniones en el proceso.
  • Website: Podemos colocar una pagina web a la cual pertenezca o sea el propietario.

Ahora existen unos campos especiales, que debemos llenar o es recomendable, ya que tienen una utilidad extra:

  • Address Book / Libreta de Contactos: Nos permite cambiar el contacto a otra libreta.
  • Groups / Grupos: Nos permite establecer que un usuario pertenece a x grupo, para segmentar nuestros contactos.

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